Dra. Ana Lucia Teixeira
No ambiente cada vez mais digital em que vivemos, os dados tornaram-se um dos ativos mais valiosos para empresas e indivíduos. Escritórios de contabilidade, tradicionalmente, lidam com uma ampla gama de informações. Com a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), compreender e seguir os requisitos dessa legislação é imperativo.
Quais dados precisam ser protegidos?
Em princípio, todos os dados demandam proteção.Porém, a LGPD distinguiu dados sensíveis e não-sensíveis e determina níveis de proteção diferentes.
Primeiro, é vital distinguir os dois tipos de dados. Dados sensíveis são aqueles que, se expostos, podem causar dano, discriminação ou risco ao titular. Isso inclui dados sobre origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, saúde, vida sexual, dados genéticos e biométricos. Já os dados não-sensíveis, como nome e e-mail, também requerem proteção, mas são menos delicados.
Nos escritórios de contabilidade, é comum lidar com ambos. Seja processando informações fiscais ou enviando comunicados por e-mail, cada dado tem sua relevância.
Armazenamento Seguro de dados é Imperativo
Dado o volume e a variedade de informações que os escritórios de contabilidade gerenciam, o armazenamento seguro é um pilar essencial da conformidade com a LGPD.
E isso envolve mais do que ter servidores protegidos; envolve criar protocolos, realizar backups regulares e garantir a integridade dos dados mesmo em caso de falhas ou ataques.
Nenhuma empresa está livre de ter problemas com dados, porém será essencial que o escritório de contabilidade – tal qual qualquer outra empresa – possa demonstrar que tomou todos os cuidados e precauções possíveis para proteger os dados de seus clientes.
Transmissão Protegida dos Dados
Na contabilidade, a transmissão de dados é uma ocorrência diária. Seja enviando informações para órgãos fiscais, parceiros de negócios ou clientes, a segurança durante essa transmissão é primordial.
A LGPD estabelece que essa transmissão deve ser protegida, e os escritórios de contabilidade precisam adotar ferramentas e práticas que garantam essa segurança. Novamente, estar apto a demonstrar que tomou todas as cautelas disponíveis é fundamental no tocante à transmissão de dados.
Acesso Controlado é Sinônimo de Proteção
No dia a dia contábil, vários profissionais podem necessitar de acesso aos dados dos clientes. Porém, é essencial que esse acesso seja controlado. Através de sistemas de permissões e autenticações, pode-se garantir que apenas os profissionais autorizados tenham acesso a informações específicas, minimizando riscos.
Aqui também é fundamental que o escritório tenha uma equipe bem treinada e com processos documentados, garantindo que os dados de clientes sejam tratados de forma adequada e primando pela segurança.
Medidas, Regras e Segurança da LGPD
A LGPD não trouxe apenas diretrizes, mas também uma série de medidas práticas a serem adotadas. Entre elas está a obrigatoriedade da nomeação de um DPO (Data Protection Officer) para algumas empresas, a criação de relatórios de impacto e a obrigatoriedade de notificação em caso de vazamentos.
Para os escritórios de contabilidade, manter-se atualizado e em conformidade com essas medidas é um desafio contínuo, mas que fica muito mais fácil com o acompanhamento de uma assessoria jurídica especializada.
No Ana Teixeira Advocacia Empresarial temos uma longa história de relacionamento com a área contábil e entendemos as nuances e dificuldades do setor. Por isso, ao trabalhar na adequação de escritórios de contabilidade à LGPD podemos fazer um atendimento que resulte em procedimentos práticos adequados e seguros.
Deveres Específicos dos Escritórios de Contabilidade
Os escritórios de contabilidade têm algumas especificidades quanto à LGPD. Dada a natureza de seu trabalho, lidam com documentos e informações extremamente sensíveis.
Assim, a garantia do consentimento explícito para determinados tratamentos de dados é ainda mais crucial, assim como manter registros detalhados de todas as atividades. Ter documentos específicos e elaborados por um advogado especializado é fundamental para manter a segurança da atividade, bem como garantir a confiança contínua de seus clientes.
Por que é tão vital se adequar à LGPD?
Para além das penalidades previstas pela LGPD, escritórios de contabilidade que não se adaptam colocam em risco sua reputação e a confiança estabelecida com seus clientes.
Em um mercado competitivo, a conformidade com a LGPD pode ser o diferencial, assegurando não só a integridade dos dados, mas também posicionando o escritório como uma entidade moderna e responsável.
No Ana Teixeira Advocacia Empresarial trabalhamos de forma próxima com nossos clientes da área contábil e certificamos cada um deles ao passarem pelo processo de adequação à LGPD.
Como sempre, em caso de dúvidas, consulte um advogado especializado em LGPD para obter orientações. Para saber mais sobre como podemos ajudar sua empresa, fale conosco e receba atendimento.
