Dra. Ana Lucia Teixeira
A entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe consigo a necessidade de as empresas estarem atentas à segurança e privacidade das informações pessoais de seus colaboradores.
É crucial que pequenas e médias empresas compreendam os cuidados que devem ser adotados para garantir a conformidade com a legislação e a proteção dos dados dos empregados.
Conheça a seguir algumas medidas essenciais que as empresas devem tomar para proteger os dados dos empregados após a LGPD.
Conscientização e Treinamento na proteção de dados
A conscientização e o treinamento dos colaboradores são passos fundamentais para garantir a proteção dos dados pessoais. Todos os empregados devem estar cientes da importância da segurança da informação e das políticas internas relacionadas à proteção de dados.
É recomendável realizar treinamentos regulares para orientar os colaboradores sobre as práticas adequadas de manipulação e armazenamento de informações pessoais.
Para quem ainda não tem procedimentos claros, o ideal é realizar um treinamento inicial com o Departamento Pessoal, Recursos Humanos e Financeiro, garantindo que entendam não só os procedimentos necessários, como também os princípios da legislação. Assim, poderão fazer melhores escolhas no dia a dia, lidando com os dados de todos os colaboradores.
No Ana Teixeira Advocacia Empresarial oferecemos cursos para equipes durante a implementação de procedimentos da LGPD em pequenas e médias empresas.
Políticas de Segurança da Informação
O estabelecimento de políticas claras e abrangentes de segurança da informação é essencial para garantir a conformidade com a LGPD.
Essas políticas devem fornecer diretrizes claras sobre a coleta, uso, armazenamento, compartilhamento e descarte seguro de informações pessoais. Além disso, devem ser atualizadas regularmente para acompanhar as mudanças na legislação e nas práticas recomendadas.
Acesso Restrito aos Dados
É importante restringir o acesso aos dados pessoais dos empregados apenas aos colaboradores autorizados que realmente necessitem dessas informações para desempenhar suas funções.
A implementação de sistemas de autenticação e controle de acesso ajudará a garantir que apenas pessoas autorizadas tenham permissão para visualizar e manipular esses dados. É necessário estabelecer políticas claras de acesso e monitorar regularmente as atividades dos usuários.
Medidas de Segurança Técnica e Física
A adoção de medidas de segurança adequadas é crucial para proteger os dados dos empregados. Isso inclui o uso de firewalls, criptografia, antivírus e backups regulares para dados digitais.
Além disso, é importante implementar medidas de segurança física, como a restrição de acesso a arquivos e o uso de armários trancados para documentos impressos. Essas medidas ajudarão a proteger os dados contra acessos não autorizados.
Por fim, além de garantirem mais segurança, essas medidas também servirão para demonstrar que a empresa tomou todos os cuidados possíveis em caso de qualquer vazamento de dados ou problemas desta natureza.
Consentimento Informado
De acordo com a LGPD, é necessário obter o consentimento expresso e informado dos empregados para coletar, armazenar e usar seus dados pessoais. O empregador deve explicar claramente como as informações serão utilizadas e com quem serão compartilhadas.
É essencial manter um registro dos consentimentos obtidos, bem como permitir que os empregados revoguem seu consentimento a qualquer momento, em relação aos dados cuja coleta não é exigida por lei.
Manutenção de Registros
Manter registros detalhados das atividades de tratamento de dados pessoais é uma prática recomendada. Esses registros ajudarão a demonstrar a conformidade com a legislação em caso de auditorias ou solicitações de informações por parte das autoridades.
É importante registrar informações como finalidade da coleta, bases legais, períodos de retenção e ações realizadas para garantir a segurança dos dados.
Empregadores e a LGPD
A proteção dos dados dos empregados é uma obrigação legal e também uma forma de construir confiança e preservar a reputação das empresas.
A LGPD estabelece diretrizes claras sobre o tratamento de dados pessoais, e as empresas devem adotar medidas adequadas para proteger essas informações, inclusive de seus empregados.
Ao conscientizar e treinar os colaboradores, estabelecer políticas de segurança da informação, restringir o acesso aos dados, implementar medidas de segurança técnica e física, obter consentimento informado e manter registros adequados, as empresas poderão proteger efetivamente os dados dos empregados e garantir a conformidade com a LGPD.
Lembre-se de que a segurança dos dados é um esforço contínuo. Por isso, é fundamental estar bem assessorado para que sua empresa permaneça em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Para saber mais sobre como implementar os procedimentos exigidos pela LGPD e garantir que sua empresa não sofra com multas e sanções, fale conosco e descubra como podemos lhe ajudar.
